Sos! нужен опытный взгляд юриста, см. внутри:

В администрации очень любят выражение "судебная доверенность", и полагают, что та доверенность, которая вам оформлена, годится лишь для ведения дела в суде. ни один закон не требует, чтобы полномочия на получение дубликатов документов были особо оговорены в доверенности. напротив, ряд процессуальных полномочий, таких, как подписание иска, предъявление его в суд и т.п. - в соответствии с гпк и апк специально должны быть оговорены в доверенности. соответственно, отказ администрации - неправомерен, не основан на законе, и нарушает права вашего деда (в данном деле вы выступаете не самостоятельно, а как его представитель). вы можете обжаловать отказ в суд (это долго) или написать жалобу в прокуратуру от имени деда (это быстро и эффективно), администрация даст вам надлежащий ответ. но потом администрация обязательно вам отомстит и в каком-нибудь деле обязательно нагадит. скажу, что для подачи любого документа совсем не обязательна личная явка ни заявителя, ни даже его представителя, все возможно сделать по почте (если я живу в анадыре, а договор мне надо получать - в брянске, что, мне через всю страну ехать, или неизвестно как представителя в другом городе нанимать). по почте послать заявление, и они должны сделать требуемое. более того, они что-то забыли про электронный портал госуслуг - там вообще все документы подаются в электронном виде. для муниципалов это тоже скоро будет обязательным. поэтому я бы посоветовала прийти на личный прием к главе или его заму, показать ваше заявление, доверенность, и вот этот ответ (копию), и сказать волшебные слова: что вы готовы сделать вид, будто именно этот ответ вам не приходил, если ваше дело будет исполнено надлежащим образом. что вы согласны не писать заявления в прокуратуру, а также антикоррупционному эксперту, если ваш запрос будет исполнен по существу, в соответствии с законом об обращениях граждан. только не отдавайте в руки им подлинник их отказа. иначе они его уничтожат, а у них останется информация, что ответ вам дан. и ничего не докажете, что содержание ответа было именно таким. в общем, если они аннулируют это письмо, и вместо него за тем же номером предложат вам другой ответ - пока у вас в руках не будет искомого дубликата договора, подлинник отказа никому не отдавайте. только на обмен. то же касается доверенности, можете отдать им нотариально удостоверенную копию доверенности, если так хотят, но не подлинник - он вам еще пригодится. в том же суде ) ну, и перечень документов, который вам прислали, имейте на руках.