Как правильно написать письмо местной администрации о проведения спортивного мероприятия?

Уведомление __ 2012 с __ по __ часов в __ (место) проводим спортивное мероприятие, название "___". мероприятие посвящено __. Ориентировочное количество участников: 1000 человек Организатор мероприятия: Иванов, паспорт __ адрес: Ответственный за медицинское обслуживание участников: Петров, паспорт __ адрес: Ответственный за уборку территории после мероприятия: Сидоров, паспорт__, адрес: с уважением, _________ Иванов __ __ 2012 (3 экз.: 1 для администрации, 1 для ментов, 1 для организатора на руки, с печатями) источник: ФЗ О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетировании consultant.ru